KI-Transparenzerklärung der azuza GmbH

1.1 azuza ist ein KI-gestützter Assistent für kaufmännische Abläufe in Unternehmen. Bei Sprach- oder Textinteraktion erhältst du Antworten eines KI-Systems, keine persönliche Antwort eines menschlichen Beraters. Die Sprachausgabe wird synthetisch erzeugt.

1.2 Vor der ersten Nutzung erscheint ein Bildschirm, an dem es keinen Weg vorbei gibt: Ohne Bestätigung ist die App nicht nutzbar. Er enthält den Hinweis auf die KI-Interaktion, deine Erklärung, dass du azuza für deine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit und nicht als Verbraucher nutzt und darüber für deinen Betrieb entscheiden darfst, sowie deine Zustimmung zu den AGB, die dort verlinkt und speicherbar sind. Die Bestätigung wird serverseitig mit Textfassung, Zeitpunkt und Nutzerkennung gespeichert; sie hängt nicht am Gerät. Jede ausgelieferte App-Fassung enthält diesen Bildschirm. Die Kenntnisnahme des KI-Hinweises ist keine Datenschutz-Einwilligung und ersetzt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag.

1.3 Rechnungs- und Angebots-PDFs, die azuza erzeugt, tragen einen Eintrag in ihren Metadaten, der sie als möglicherweise KI-gestützt kennzeichnet; E-Mails, die aus dem E-Mail-Bereich der App versandt werden, tragen entsprechende Kopfzeilen. Andere Ausgaben, etwa eine separat exportierte E-Rechnungs-XML oder kopierter Text, sind nicht gekennzeichnet. Chatantworten und Sprachausgaben innerhalb der App tragen keine gesonderte technische Kennzeichnung; dass du mit einer KI sprichst, erfährst du vor der ersten Nutzung und jederzeit in den Einstellungen. Dokumente aus der Zeit vor dem Markteintritt werden nicht nachträglich markiert.

2.1 Die App nimmt Sprache auf und verarbeitet Texte. Je nach Funktion arbeiten Echtzeit-Sprachmodelle, Transkription, Textmodelle, Suchfunktionen und Fachanwendungen zusammen. Es gibt nicht ausschließlich eine starre Abfolge aus Transkription, Textantwort und Sprachsynthese. Die KI kann benötigte Informationen aus den freigegebenen Anwendungsfunktionen abrufen und passende Aktionen vorbereiten.

2.2 Kundendaten sind die Inhalte und Daten, die der Kunde oder berechtigte Nutzer eingeben, über verbundene Dienste bereitstellen oder durch die Nutzung erzeugen. Der Begriff entspricht Abschnitt 1.4 der AGB und Abschnitt 1.2 der Datenschutzerklärung. Die verfügbaren Funktionen umfassen insbesondere Angebote und Rechnungen, Belege, Kundenverwaltung, verbundene Postfächer, Konto-/Zahlungsabgleich, Überweisungen zu Belegen und Termine.

2.3 Für Antworten können die aktuelle Anfrage, passende Geschäftsdaten, der geöffnete Anwendungsinhalt und bisheriger Gesprächskontext berücksichtigt werden. Gespeicherte Gesprächserinnerungen und Suchvektoren dienen dem Wiederauffinden kundenspezifischen Kontexts. Diese Verwendung ist nicht dasselbe wie Training eines allgemeinen KI-Grundmodells.

2.4 Die KI kann Sprache, Namen, Zahlen oder Absichten falsch verstehen. Sie kann auch sprachlich überzeugende, aber inhaltlich falsche Antworten erzeugen. Prüfe deshalb geschäftlich relevante Ergebnisse vor Verwendung. Maßgeblich bleiben die zugrunde liegenden Unterlagen und eine erforderliche fachliche Prüfung.

3.1 Je nach Anfrage sind insbesondere Sprachaufnahmen und Transkripte, Angebots- und Rechnungsinhalte, Belegtexte, Kundenkontakte, E-Mails und Anhänge, Kontobewegungen, Zahlungseinträge, Angaben zu vorbereiteten Überweisungen, Termine sowie Gesprächserinnerungen betroffen. Die technische Übermittlung kann zusätzliche Sitzungs- und Vorgangskennungen enthalten.

3.2 Für Spracheingaben entstehen vorübergehend lokale Aufnahmedateien auf deinem Gerät. Sie werden gelöscht, sobald sie übertragen sind oder die Übertragung nicht zustande kommt; azuza benötigt das Audio nach dem Transkript nicht mehr. Transkripte und Antworten werden als Gespräch gespeichert und bleiben für die Dauer des Vertrags erhalten, weil azuza auf frühere Vorgänge zurückgreifen können muss. Die vollständige Speicher- und Löschkette wird in Abschnitt 8 der Datenschutzerklärung abgegrenzt.

3.3 Auf Android nutzt die App während der Spracheingabe zusätzlich den Spracherkennungsdienst des Betriebssystems, der das Audio je nach Gerät an seinen Anbieter übermitteln kann, in der Regel Google. Einzelheiten stehen in Abschnitt 5.9 der Datenschutzerklärung.

3.4 azuza verwendet Kundendaten nicht zum Training allgemeiner KI-Grundmodelle. Kundenspezifische Kontextverwendung, Erinnerungen, Regeln und Fehlersuche sind davon zu unterscheiden. Microsofts Bedingungen sehen kein Training generativer Foundation-Modelle mit Kundendaten ohne dokumentierte Weisung vor.

3.5 Microsofts Missbrauchsüberwachung kann automatisierte Inhaltskontrolle, zeitweilige Speicherung und die Einsicht autorisierter Personen bei Auffälligkeiten umfassen. Dies ist kein Modelltraining.

3.6 Für technische Fehleranalyse eingesetzte Personen und zusätzliche KI-Werkzeuge sind von der normalen App-Antworterzeugung zu unterscheiden. Beschäftigte der azuza GmbH sehen Inhalte ein, soweit dies für ihre Aufgabe erforderlich ist: zur Bearbeitung eines gemeldeten Supportfalls und stichprobenartig zur Qualitätssicherung. Dabei werden vollständige Gesprächsverläufe betrachtet, weil sich eine Antwort ohne die zugehörige Frage nicht beurteilen lässt. Ergänzend läuft eine automatisierte Qualitätsauswertung über einen KI-Dienst der Anthropic Ireland, Limited. Zugriffe werden protokolliert. Näheres steht in den Abschnitten 5.12 und 6.4 der Datenschutzerklärung. Eine allgemeine Kenntnisnahme dieser Erklärung erlaubt keine freie Weitergabe an beliebige Diagnosewerkzeuge.

4.1 azuza nutzt Microsoft Azure. Die zentralen Anwendungsressourcen sind in Sweden Central eingerichtet; die KI-Modelle für den Betrieb der App werden in Microsofts europäischer Data Zone betrieben, die auch EFTA-Standorte umfassen kann.

4.2 Azure Speech und Document Intelligence ergänzen Sprach- und Belegverarbeitung. Für Fehleranalyse und Qualitätsauswertung setzen wir einen KI-Dienst der Anthropic Ireland, Limited, mit Verarbeitung in den USA ein, siehe DSE 6.4.

4.3 Die konkrete Vertragskette und die Drittlandgarantien sind in Abschnitt 4 der Datenschutzerklärung beschrieben. Microsofts Rolle als Cloud-/KI-Dienstleister ist von der Rolle des jeweiligen Entwicklers eines zugrunde liegenden Modells zu unterscheiden. azuza bleibt Anbieter des eigenen Assistenzsystems und für die eigenen Pflichten verantwortlich.

5.1 Prüfe vor Verwendung insbesondere Namen, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Mengen, Preise, Umsatzsteuerangaben, Termine sowie aus Belegen übernommene Werte und allgemeine fachliche Informationen. Die fachliche Entscheidung über die Behandlung deines konkreten Falls ist keine geschuldete KI-Leistung. Eine plausibel klingende Antwort ist keine fachliche Bestätigung.

5.2 Angebote und Rechnungen werden über die dafür vorgesehenen Schritte bearbeitet und fertiggestellt. Für den E-Mail-Versand wird ein Entwurf vorbereitet, den du prüfen und ausdrücklich senden musst. Die KI-Kennzeichnung eines Dokuments bestätigt nicht, dass du seinen Inhalt geprüft oder freigegeben hast.

5.3 Bei anderen Aktionen kann bereits eine Bestätigung in der jeweiligen Funktion eine Speicherung oder Änderung bewirken. Die Prüfung vor dem Versand ist deshalb keine allgemeine Zusage, dass die KI niemals Daten verändert. Bankkonten dienen insbesondere dem Informationsabruf und der Zuordnung von Kontobewegungen zu vorhandenen Rechnungen. Dies ist keine fachliche Kontierung, Buchungsanweisung oder Erstellung steuerlicher Buchungssätze. Soweit Überweisungen angeboten werden, kann azuza sie vorbereiten; ausgeführt wird eine Überweisung erst, wenn du sie bei deiner Bank bestätigst. Eine selbstständige Bankzahlung durch die KI findet nicht statt.

5.4 Die tarifliche Umsatzstaffel ist eine regelbasierte Vertragsabrechnung, keine KI-Bewertung deiner Kreditwürdigkeit. Die Einstufung erfolgt einmal jährlich zu Beginn des Kalenderjahres anhand des vorangegangenen Kalenderjahres und wird dir bis Mitte Januar mitgeteilt. Vor der verbindlichen Mitteilung prüft eine befugte Person die Einstufung mit Korrekturmöglichkeit. Zusätzlich kannst du die Berechnungsgrundlage prüfen lassen und Einwendungen durch eine Person bearbeiten lassen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 7 der AGB und Abschnitt 6.5 der Datenschutzerklärung.

6.1 azuza kann Texte frei formulieren und eingegebene Angaben strukturieren. Im fertigen Dokument lässt sich nicht stets verlässlich bestimmen, welcher einzelne Satz vom Menschen oder von KI stammt. Rechnungs- und Angebots-PDFs werden deshalb bei der Erzeugung einheitlich mit einem Hinweis auf mögliche KI-Texte versehen.

6.2 Neu erzeugte Rechnungs- und Angebots-PDFs tragen einen Eintrag in ihren XMP-Metadaten. Er besagt, dass das Dokument KI-generierten Text enthalten kann. Der Eintrag ist nicht als sichtbarer Aufdruck auf den Dokumentseiten angebracht und bezeichnet keine einzelnen Textstellen. Ältere gespeicherte PDFs werden beim bloßen Herunterladen nicht nachträglich gekennzeichnet; die Kennzeichnung wird bei einer Erzeugung oder erneuten Erzeugung gesetzt. Eine separat extrahierte E-Rechnungs-XML übernimmt den PDF-Marker nicht automatisch.

6.3 Zur Prüfung kannst du die tatsächliche PDF-Datei in einem PDF-Programm öffnen und dort die erweiterten Dokumenteigenschaften beziehungsweise Metadaten anzeigen lassen.

6.4 Der Eintrag ist keine digitale Signatur. Er beweist weder Echtheit und Unverändertheit des Dokuments noch menschliche Kontrolle. Er kann entfernt oder kopiert werden. Sein Fehlen beweist daher nicht, dass keine KI beteiligt war. Auch die Kennung PDF/A-3B betrifft das Dateiformat und ist kein Herkunftsnachweis.

6.5 Beim Versand von E-Mails aus dem E-Mail-Bereich der App werden zusätzliche Kopfzeilen gesetzt. Eingehende Nachrichten und Systemmails zum Kundenkonto sind davon nicht erfasst. Die sichtbare Einleitung eines Entwurfs und die Metadaten eines PDF-Anhangs sind hiervon zu unterscheiden.

6.6 Die Kopfzeilen lauten „X-azuza-AI-Notice“ und „X-azuza-AI-Transparency“ und sind in der vollständigen Nachrichtenquelle sichtbar. Der Hinweis lautet „This message may contain AI-generated text.“; die Transparenzadresse ist https://www.azuza.ai/ki-transparenz/.

6.7 Chatantworten, Dokumentzusammenfassungen und Sprachausgaben in der App tragen keine gesonderte technische Kennzeichnung. Kopierst du Text aus der App, übernimmt er keine Kennzeichnung; prüfe und kennzeichne ihn bei Bedarf selbst.

7.1 azuza unterstützt Dokumentenerstellung, Belegerfassung, Postfachverwaltung, Zahlungsabgleich, Termine und die Darstellung vorhandener Geschäftszahlen. Umsatzwerte sind nicht ohne Weiteres Gewinn, Liquidität oder steuerlich maßgebliche Ergebnisse. Prognosen und Zusammenfassungen können entscheidende Einzelheiten auslassen.

7.2 azuza erbringt keine erlaubnispflichtige Hilfeleistung in Steuersachen und keine erlaubnispflichtige Rechtsdienstleistung. Allgemeine Informationen und technische Softwareverarbeitung sind von der rechtlichen oder steuerlichen Prüfung eines konkreten fremden Einzelfalls zu unterscheiden. Insbesondere sind Kontieren und Buchungsanweisungen nicht von der bloßen Ausnahme für mechanische Arbeitsgänge nach § 2 Abs. 3 StBerG erfasst. Eine Kundenfreigabe ersetzt keine erforderliche berufliche Befugnis.

7.3 Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und fristgerechte Abgabe deiner steuerlichen Erklärungen bleibst du verantwortlich. Fachliche Fragen deines konkreten Falls gehören zu einem hierzu befugten Berater. azuza sagt kein GoBD-konformes Langzeitarchiv zu; du musst aufbewahrungspflichtige Unterlagen in geeigneter Form selbst sichern. Unsere vertraglichen Pflichten zur technischen Leistung, zum Datenschutz und zur Datenherausgabe bleiben bestehen.

7.4 Die Anwendung ist nicht zur biometrischen Identifizierung, Emotionserkennung, Kreditwürdigkeitsbewertung oder Entscheidung über Beschäftigte bestimmt. Eine Verwendung für solche Zwecke ist durch die Beschreibung einer kaufmännischen Assistenz nicht abgedeckt und bedürfte einer gesonderten rechtlichen und technischen Bewertung.

8.1 Maßgeblich sind insbesondere die Verordnung (EU) 2024/1689 in ihrer geänderten Fassung, darunter Art. 4, 50, 111 und 113, sowie die DSGVO, insbesondere Art. 13 und 14, 22, 28, 35 und 37.

8.2 Die Datenschutzerklärung beschreibt Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Orte und Speicherdauern. Abschnitt 8 enthält das mit den AGB abgestimmte Fristenmodell. Diese KI-Erklärung legt keine abweichenden eigenen Löschfristen fest.

8.3 Die AGB regeln insbesondere in Abschnitt 6 die fachlichen Leistungsgrenzen, in Abschnitt 11 den Datenexport und in Abschnitt 13 Mängelrechte und Haftung. Hinweise auf mögliche KI-Fehler heben diese Rechte nicht auf. Der Vertrag über die Auftragsverarbeitung ist Anlage der AGB und wird mit ihnen geschlossen.

9.1 Anbieter des azuza-Assistenzsystems ist die azuza GmbH, Büchel 12 – 14, 41460 Neuss, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Dursun Samed Yilmaz. Sitz Neuss; Amtsgericht Neuss, HRB 25228; USt-IdNr. DE462504482.

9.2 Microsoft stellt die verwendeten Azure-Dienste bereit. Die europäischen Microsoft-Kontaktdaten lauten Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Daraus folgt nicht, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich dort stattfindet oder Microsoft für alle Zwecke dieselbe datenschutzrechtliche Rolle hat.

10.1 Fragen zum KI-Einsatz und Hinweise auf fehlerhafte oder problematische Ergebnisse kannst du an service@azuza.ai senden. Gib möglichst Funktion, Zeitpunkt und eine sachliche Beschreibung an. Übermittle nicht mehr personenbezogene oder vertrauliche Inhalte, als zur Bearbeitung erforderlich sind. Für die Bearbeitung gelten die Datenschutzinformationen und der Supportumfang aus Abschnitt 9 der AGB.

11.1 Diese Erklärung hat den Stand 5. Oktober 2026. Bei wesentlichen Änderungen der Modelle, Verarbeitungsorte, Funktionen oder Kennzeichnung wird sie aktualisiert. Eine Aktualisierung ist keine Zustimmung des Kunden zu neuen Datenverwendungszwecken oder Vertragsänderungen.

11.2 Die öffentliche Fassung ist unter https://www.azuza.ai/ki-transparenz/ erreichbar; die Datenschutzerklärung unter https://www.azuza.ai/datenschutz/. Die Vertragsfassung der AGB wird bei Vertragsschluss speicherbar bereitgestellt.