Kann ChatGPT meine Rechnungen schreiben?

Die kostenlose Gemini-App zum Beispiel schreibt mit dir in Canvas ein Dokument, das du nach Google Docs exportieren, kopieren oder teilen kannst. Sie kann aus dem Gespräch Dateien wie PDF, Word oder Excel erzeugen, und du kannst Tabellen hochladen und dazu Fragen stellen. Google schreibt selbst, dass Gemini Fehler machen kann: Antworten sollst du prüfen und dich bei fachlichen Fragen nicht auf sie verlassen.

Auch geplante Abläufe im Chat nehmen dir die Pflichten nicht ab. Bei Gemini zum Beispiel gibt es Zeitpläne: Bis zu 10 können gleichzeitig aktiv sein, sie funktionieren nur mit eingeschalteter Einstellung „Aktivitäten speichern“, und Google stellt sie nach und nach für alle privaten Google-Konten bereit. Wer für die Rechnung verantwortlich ist, ändert auch ein Zeitplan nicht.

Bei ChatGPT gibt es geplante Aufgaben für berechtigte Nutzer aller Tarife, je nach Konto- und Arbeitsbereichs-Einstellungen. In der kostenlosen Version planst du eine einmalige oder wiederkehrende Aufgabe höchstens einmal am Tag, in groben Zeitfenstern wie morgens, nachmittags oder nachts; aktiv sein dürfen höchstens 3. Aufgaben, die auf Ereignisse wie eine eingehende Gmail-Nachricht reagieren, gibt es dort nicht.

Bezahlte Tarife können mehr – bei Gemini nennt Google im Pro-Abo zum Beispiel „Gemini in Gmail“. An deinen Pflichten als Unternehmer ändert das nichts.

Für eine gewöhnliche Rechnung zählt das Umsatzsteuergesetz die Pflichtangaben auf (§ 14 Abs. 4 UStG); für Kleinunternehmer und kleine Beträge gelten weniger (siehe unten). Das sind vor allem:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift von dir und von deinem Kunden,
• deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du nur einmal vergibst,
• Menge und Art der gelieferten Sachen oder Umfang und Art deiner Arbeit,
• wann du geliefert oder gearbeitet hast,
• der Betrag ohne Steuer, aufgeteilt nach Steuersätzen, und jede vorher vereinbarte Minderung,
• der Steuersatz und der Steuerbetrag – oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt,
• bei Arbeiten am Haus oder Grundstück eines Privatkunden: ein Hinweis, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14b UStG).

Kleinunternehmer

Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und liegt er im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 Euro, sind deine Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei – es sei denn, du hast gegenüber dem Finanzamt darauf verzichtet; ein solcher Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 UStG). Nutzt du die Regelung, reichen weniger Angaben (§ 34a UStDV): Namen und Anschriften, deine Steuernummer, Umsatzsteuer- oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Datum, was du geliefert oder gemacht hast, und der Betrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine Rechnungsnummer verlangt diese Liste nicht; sinnvoll ist sie trotzdem, damit du deine Rechnungen auseinanderhältst.

Kleine Beträge

Für Rechnungen bis 250 Euro gesamt gelten ebenfalls weniger Pflichtangaben (§ 33 UStDV) – aber nicht für einige Lieferungen in andere EU-Staaten und nicht, wenn dein Kunde die Steuer schuldet, etwa bei Bauleistungen an ein anderes Unternehmen (§ 13b UStG).

Pflicht und sinnvoll

Das Gesetz nennt das Minimum. Sinnvoll sind zum Beispiel auch ein Zahlungsziel und deine Bankverbindung: Sie machen deinem Kunden das Bezahlen leicht, stehen aber nicht in der Liste des § 14 Abs. 4 UStG.

Eine E-Rechnung ist laut Gesetz eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG); welche Formate dafür zählen, steht weiter unten. Eine Datei, die nur gut aussieht, ist deshalb noch keine E-Rechnung. Und auch eine richtig aufgebaute Datei hilft nur, wenn die Angaben darin stimmen.

Empfangen

Schickt dir ein anderes Unternehmen eine Rechnung für eine Leistung an dein Unternehmen und seid ihr beide in Deutschland ansässig, muss es dich nicht fragen, ob du eine E-Rechnung annimmst: Die Zustimmung des Empfängers braucht es nur, wo keine Pflicht zur E-Rechnung besteht (§ 14 Abs. 1 UStG). Du solltest E-Rechnungen also öffnen und aufbewahren können – auch als Kleinunternehmer: Auch du musst sie empfangen können, und dafür genügt bereits ein E-Mail-Postfach (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026, Fragen 8 und 12).

Ausstellen

Rechnungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen stellst du als E-Rechnung aus, wenn ihr beide in Deutschland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 UStG). Dafür gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG) und dauerhafte Ausnahmen:

• Für Leistungen in den Jahren 2025 und 2026 darfst du bis 31. Dezember 2026 noch auf Papier abrechnen oder – wenn dein Kunde zustimmt – in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF.
• Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das bis 31. Dezember 2027 nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, oder für Rechnungen per EDI, einem festen Datenaustausch zwischen den Programmen zweier Firmen.
• Rechnungen bis 250 Euro (mit den oben genannten Ausnahmen), Rechnungen von Kleinunternehmern, die die Regelung nutzen, und Fahrausweise dürfen auch danach auf Papier oder in einem anderen Format verschickt werden (§ 34a UStDV, § 33 UStDV, § 34 UStDV).

Als Format verlangt das Gesetz eines nach der europäischen Norm – oder ein vereinbartes Format, aus dem sich alle nötigen Angaben richtig und vollständig in ein solches Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 UStG). Nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Voraussetzungen, außer den ZUGFeRD-Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Fragen und -Antworten, Frage 7).

Privatkunden

Für Rechnungen an Privatleute gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung: Sie gilt nur für Leistungen an andere Unternehmen. Arbeitest du aber am Haus oder Grundstück eines Privatkunden und ist die Leistung steuerpflichtig, musst du ihm innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Er bewahrt sie dann zwei Jahre auf (§ 14b UStG).

Deine Rechnungen – die du schreibst und die du bekommst – bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Buchungsbelege haben ebenfalls acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO).

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).

Dabei müssen die Herkunft, der unveränderte Inhalt und die Lesbarkeit jeder Rechnung die ganze Zeit gesichert sein (§ 14b und § 14 Abs. 3 UStG). Eine Aufzeichnung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Bewahrst du digital auf, müssen die Daten außerdem während der ganzen Frist verfügbar sein und sich unverzüglich lesbar machen und maschinell auswerten lassen (§ 147 Abs. 2 AO). Ein Chatverlauf allein zeigt das nicht – bei Gemini etwa werden Chats standardmäßig nach 18 Monaten gelöscht. Bei einer E-Rechnung bewahrst du zumindest den strukturierten Teil so auf, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für die Umsatzsteuer gilt nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums: Speicherst du eine Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems, ist das allein regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts (BMF-Fragen und -Antworten, Frage 13). Zu den Pflichten nach der Abgabenordnung sagt diese Auskunft nichts. Die Liste hier ist aber nicht vollständig: Wie du in deinem Betrieb richtig aufbewahrst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Auch azuza ist kein Archiv dafür: Unsere AGB schließen eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung nach den GoBD aus, und deine Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen (Abschnitte 2.5 und 11.8). Aufbewahrungspflichtige Unterlagen übernimmst du rechtzeitig in ein eigenes Archiv; azuza gibt dir deine Daten dafür als Export heraus.

Auf einer Rechnung stehen personenbezogene Daten: der Name deines Kunden, seine Anschrift, oft auch, was du bei ihm gemacht hast. Personenbezogen ist jede Information über eine Person, die sich erkennen lässt (Art. 4 DSGVO).

Gibst du solche Daten in einen KI-Chat ein, bist du dafür verantwortlich – mit oder ohne Vertrag mit dem Anbieter. Die Datenschutzaufsichtsbehörden nennen in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 die Punkte, die du dann prüfst:

• Rechtsgrundlage: Für jeden Schritt, in dem du personenbezogene Daten mit einer KI verarbeitest, brauchst du eine (Art. 6 DSGVO).
• So wenig Daten wie nötig (Art. 5 DSGVO). Namen und Anschrift wegzulassen reicht oft nicht, weil sich die Person aus dem Zusammenhang erkennen lassen kann.
• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet der Anbieter die Daten in deinem Auftrag, brauchst du einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag allein macht die Nutzung aber noch nicht zulässig – die anderen Punkte gelten weiter.
• Training: Prüfe, ob deine Eingaben zum Training der KI verwendet werden und ob du das ausschalten kannst.
• Sicherheit: passende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (Art. 32 DSGVO).
• Übermittlung in ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR): Dafür braucht es eine Grundlage nach der DSGVO, zum Beispiel einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder Standardvertragsklauseln (Art. 45 und 46 DSGVO).

Die Angebote unterscheiden sich stark. Bei der kostenlosen Gemini-App lesen laut Google menschliche Prüfer einen Teil der Chats, und Google bittet, keine vertraulichen Informationen einzugeben. Ist „Aktivitäten speichern“ eingeschaltet, nutzt Google die Chats auch zum Training seiner KI-Modelle. Schaltest du die Einstellung aus und gibst kein Feedback, nutzt Google deine künftigen Chats nicht mehr zur Verbesserung seiner KI-Modelle; sie bleiben aber 72 Stunden gespeichert, und Google verwendet sie weiter, um dir zu antworten und seine Dienste zu schützen. Einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO ersetzt diese Einstellung nicht. Für Gemini in einer berechtigten Google-Workspace-Edition gelten dagegen die Datenverarbeitungsbedingungen für Geschäftskunden: Die Inhalte werden ohne Erlaubnis nicht von Menschen geprüft und nicht außerhalb deiner Domain zum Training verwendet.

Bei ChatGPT in einem privaten Konto (Free, Plus, Pro) ist das Teilen deiner Daten für das Training laut OpenAI standardmäßig eingeschaltet. Du kannst widersprechen: Der Schalter „Improve the model for everyone“ unter Einstellungen und Datenkontrollen gilt für das ganze Konto; danach werden neue Chats nicht mehr zum Training genutzt, bleiben aber im Verlauf. Eine Ausnahme: Gibst du freiwillig Feedback zu einer Antwort, kann OpenAI das ganze Gespräch dazu fürs Training verwenden. Temporäre Chats werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Bei ChatGPT Business, Enterprise, Edu und der API nutzt OpenAI Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training. OpenAIs Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt für Kunden im Rahmen des OpenAI Services Agreement und enthält EU-Standardvertragsklauseln; zu privaten Free- und Plus-Konten sagt er nichts. Auch hier ersetzt eine Einstellung keinen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Am einfachsten: Arbeite im Chat nur mit erfundenen Daten – erfundene Kunden, erfundene Adressen, erfundene Beträge – und trag die echten Angaben erst in deinem Rechnungsprogramm ein.

Einen Chat zu nutzen ist nicht verboten, und ein Fehler auf einer Rechnung führt nicht von selbst zu einem Bußgeld oder einer Schätzung. Was passieren kann, hängt an Voraussetzungen:

• Fehlende oder falsche Angaben kannst du berichtigen. Dafür reicht ein Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder falschen Angaben nachliefert; für Form und Inhalt gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für jede Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV).
• Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder leichtfertig eine vorgeschriebene Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt oder Rechnungen nicht acht Jahre aufbewahrt (§ 26a UStG).
• Stellst du keine E-Rechnung aus, obwohl du musst, ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG; dein Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung (BMF-Fragen und -Antworten, Frage 12c). Eine gewöhnliche Rechnung statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung berechtigt deinen Kunden grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Derzeit lässt sich das unter bestimmten Voraussetzungen berichtigen, etwa mit einer nachträglichen E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (Frage 12b).
• Schätzen darf das Finanzamt, wenn es die Grundlagen für die Steuer nicht ermitteln oder berechnen kann – zum Beispiel, wenn du Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegen kannst oder Anlass besteht, ihre Richtigkeit zu beanstanden (§ 162 AO).
• Ein Bußgeld nach der DSGVO setzt die Aufsichtsbehörde im Einzelfall fest. Es muss verhältnismäßig sein; berücksichtigt werden unter anderem Art, Schwere und Dauer des Verstoßes (Art. 83 DSGVO).

azuza ist ein Büroassistent, mit dem du per Sprache arbeitest. Bei Rechnungen heißt das:

• Du sagst azuza, für welchen Kunden und welche Leistung, und azuza legt die Rechnung an.
• azuza vergibt die Rechnungsnummern selbst und zählt ohne Lücken weiter. Hast du schon Rechnungen geschrieben, trägst du vorher deine letzte Nummer ein.
• Fehlen Pflichtangaben, zeigt azuza dir das an, bevor die Rechnung fertig wird.
• azuza unterstützt E-Rechnungsformate (AGB, Abschnitt 2.2).
• Du sprichst mit azuza in einer von 59 Sprachen; die Texte für deine Rechnungen, Angebote und E-Mails bleiben auf Deutsch.
• Ist eine Bank verbunden, vergleicht azuza die Kontoumsätze mit deinen offenen Rechnungen und erkennt eingegangene Zahlungen.
• Schreibt dir ein Kunde eine E-Mail, kann azuza dir eine Mitteilung aufs Handy schicken; ob mit Ton, stellst du selbst ein.
• Verschickt wird erst, wenn du selbst auf Senden tippst.
• azuza läuft auf Servern in der EU. Der Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil unserer AGB (Abschnitt 12.1).

Was azuza nicht übernimmt: Buchführung, Steuererklärung und eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung nach den GoBD (AGB, Abschnitt 2.5). Die Inhalte deiner Rechnungen prüfst du selbst – die Pflichten aus diesem Ratgeber bleiben deine.

Gelesen am 3. November 2026; die Seiten von OpenAI und die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums am 4. November 2026.

Gesetze

• § 13b UStG, § 14 UStG, § 14b UStG, § 19 UStG, § 26a UStG, § 27 UStG
• § 31 UStDV, § 33 UStDV, § 34 UStDV, § 34a UStDV
• § 146 AO, § 147 AO, § 162 AO
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Aufsichtsbehörden

• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, 6. Mai 2024
• BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026

Anbieter

• Google: Canvas in Gemini, Dateien erstellen, Dateien hochladen, Gemini verwenden
• Google: Zeitpläne in Gemini, Gemini-Abos
• Google: Privacy Hub für Gemini-Apps, Gemini in Google Workspace
• OpenAI: Geplante Aufgaben, Training abschalten, Datenkontrollen
• OpenAI: Daten in Business und Enterprise, Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.

Herausgeber ist die azuza GmbH. Die verlinkten Gesetze und Anbieterseiten haben wir am 3. und 4. November 2026 gelesen; was wir dort nicht prüfen konnten, steht nicht auf dieser Seite. ChatGPT ist ein Produkt von OpenAI, Gemini eines von Google; dieser Ratgeber ist mit keinem der beiden abgestimmt.